การสื่อสารเป็นสิ่งที่ต้องใช้ความระมัดระวังมาก เพราะมีโอกาสที่จะเข้าใจผิดได้ง่าย เนื่องจากเป็นกิจกรรมร่วมระหว่างผู้รับสารและผู้ส่งสาร ต้องเป็นความรับผิดชอบของคนทั้ง 2 ฝ่าย หากฝ่ายใดไม่มีความรับผิดชอบโอกาสจะเกิดความผิดพลาดก็มีได้
อย่างไรก็ตามกระบวนการสื่อสารจำเป็นต้องมีวิธีและกระบวนการที่พิจารณาอย่างละเอียด การสื่อสารไม่ใช่แค่การระบายความคิดที่เรามีอยู่เท่านั้น เพราะไม่ใช่แค่การถ่ายทอดเหมือนการถ่ายทอดดนตรี ไม่มีการคำนึงถึงการรับรู้ของผู้รับสาร ถ้าเป็นการสื่อสารแล้วจะต้องมีการรับรู้ของผู้รับสารเกิดขึ้นด้วย ไม่ใช่การส่งออกจากผู้ส่งสารอย่างเดียว การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพที่สุด คือ การสื่อสารที่สอดคล้องและเชื่อมโยงกับกระบวนการการรับสารของผู้รับสาร
การปรับปรุงทักษะการสื่อสารของตนเองถือเป็นขั้นตอนแรกของการพัฒนาประสิทธิภาพในกระบวนการสื่อสาร นั่นคือต้องมีการปรับปรุงความสามารถในการฟัง การสังเกต การอ่านและการมองก่อนที่จะไปปรับปรุง การพูดหรือการเขียน
จะเห็นว่า การพัฒนาทักษะนั้นต้องเริ่มจากการเป็นผู้รับสารที่ดีก่อน จึงเข้าก้าวไปสู่การเป็นผู้ส่งสารผ่านทางวัจนภาษา การเข้าใจกระบวนการสื่อสารให้ดีจะเข้าใจได้ถึงความซับซ้อนของกระบวนการสื่อสาร แต่ถ้าเราใช้เวลานานขึ้นในการศึกษาและปรับปรุงทักษะในการสื่อสารเราก็จะเข้าใจและสามารถควบคุมได้ เหมือนกับลมหายใจเข้าออกของเราที่มีติดตัวเราอยู่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ แต่หากเรารู้จักวิธีการควบคุมเราก็จะได้ประโยชน์จากการหายใจเช่นเดียวกับ ได้ประโยชน์จากการสื่อสารเช่นเดียวกัน เพียงแต่เราต้องเรียนรู้วิธีการที่เหมาะสมเท่านั้น
เราต้องยอมรับว่า การสื่อสารเป็นคุณสมบัติที่ทุกคนต้องมีเหมือนกับลมหายใจ เป็นสิ่งที่ต้องฝึกฝนและเสริมสร้างเพื่อความอยู่รอด เป็นทักษะในการสร้างความสัมพันธ์อันดีระหว่างกันของมนุษย์ ความสัมพันธ์อันดีจะนำไปสู่คุณภาพในการทำงานด้วย ความสำเร็จในการสื่อสารจะเกิดขึ้นได้บ่อยครั้งแต่ไหนจะแตกต่างกันไปตามทักษะของบุคคลนั้น แต่โดยทั่วไปแล้วความสำเร็จในการสื่อสารจะมีน้อยกว่าที่เราคิดหรือสรุปเอาเอง ทั้งนี้เพราะความผิดพลาดเกิดขึ้นได้ตลอดการสื่อสาร
การสื่อสารด้วยคำพูดตัวต่อตัวมีโอกาสที่จะเข้าใจกันได้ง่ายที่สุด เพราะคนมีโอกาสได้เห็นหน้ากันเมื่อไม่เข้าใจก็สามารถซักถามสามารถจะเรียนรู้ร่วมกันได้ การรับสารที่ถูกต้องตรวจสอบเรื่องราวต่างๆ จนติดเป็นนิสัยเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อลดความผิดพลาดของการสื่อสาร คนส่วนใหญ่มักจะขาดความอดทนที่จะทบทวนข้อมูลที่ส่งออกไป รวมั้งในบางครั้งก็มีความภาคภูมิใจในความสำเร็จของตนเองจนลืมสำรวจความเข้าใจของคนอื่น ไม่สนในการปรับปรุงตนเอง เหล่านี้จะเป็นจุดอ่อนของคนส่วนใหญ่
ในความจริงแล้วเมื่อผู้รับสารได้ยินเรื่องเดียวกันกับที่ผู้ส่งสารส่งออกไป นั่นหมายความว่ากระบวนการสื่อสารได้เกิดขึ้น แต่หากจะทำให้การสื่อสารสมบูรณ์ไม่ได้เกิดขึ้นแค่ผู้รับสารได้ยินเรื่องเดียวกับที่ผู้ส่งสารส่งออกไปเท่านั้น แต่ผู้รับสารต้องเข้าใจเนื้อหาสาระที่ผู้ส่งสารมีวัตถุประสงค์ด้วย ถ้าหากเราสามารถแยกทั้งสองสิ่งนี้ออกจากกันได้ก็สามารถลดความล้มเหลวในการสื่อสารได้ นั่นก็คือการส่งสารจะถูกตีความสองครั้ง ครั้งแรกโดยผู้ส่งสาร ครั้งที่สองโดยผู้รับสาร ดังนั้นการตีความสองครั้งนี้อาจจะมีความหมายแตกต่างกันก็ได้
ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจากการล้มเหลวในการสื่อสาร อาจก่อให้เกิดผลร้ายอย่างคาดไม่ถึง อาจกระทบกระเทือนความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารในกรณีนี้ผู้ส่งสารต้องระมัดระวังไม่ยึดติดอยู่กับความหมายแรกของตนซึ่งอาจไม่เหมือนคนอื่น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับคุณภาพในการสื่อสารของตนเองด้วย
การเรียนรู้ว่าอาจมีช่องว่างในการสื่อสารดังนี้ จะช่วยลดความเข้าใจผิดในการสื่อสารลงได้ ถ้าผู้ส่งสารอุดช่องว่าง พยายามรับฟัง ตอบสนอง เอาใจใส่ และพยายามเข้าใจกันมากขึ้น ความสำเร็จในการสื่อสารจะมีเพิ่มมากขึ้นด้วย การสื่อสารเป็นเรื่องของทักษะ เกิดจากการฝึกฝนยิ่งฝึกฝนยิ่งเรียนรู้ด้วยตนเอง พยายามสังเกตปรับปรุงในไม่ช้าก็จะกลายเป็นทักษะ มีความชำนาญ สามารถทำได้รวดเร็วเป็นที่ช่วยให้ประสบความสำเร็จในการสื่อสารอย่างแน่นอน
การสื่อสารในการทำงานมีกฎเกณฑ์ อย่างนี้คือ การสื่อสารไม่ได้ทำเพื่อความสนุกสนาน แต่ทำเพื่อให้งานทุกอย่างสำเร็จเข้าใจว่าด้วยสื่อแต่ละประเภทที่มีความแตกต่างกัน หากคนเราได้มีโอกาสพบปะพูดคุยกันย่อยๆ โอกาสเกิดความเข้าใจระหว่างกันมีมากขึ้น โดยเป็นการพูดแบบซึ่งทำให้เห็นเกิดการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นระหว่างกัน การสื่อสารบางครั้งก็ไม่จำเป็นต้องวางแผน หากเกิดขึ้นโดยบังเอิญ แต่ไม่ได้หมายความว่าเกิดขึ้นโดยบังเอิญ การสื่อสารที่เกิดจาก ทักษะความรู้ ความเคยชิน เป็นการสื่อสารที่เกิดการประสบการณ์ ในการเรียนรู้และพัฒนาตนเอง ผู้สื่อสารต้องเรียนรู้ถึงข้อมูลในการสื่อสาร เช่นในการใช้ภาษาในการสร้างผลกระทบ 10 % เป็นเสียง 40% และภาษาภาย 50% การเลือกใช้ภาษาใดในการสื่อสารจะเป็นทักษาะที่ผู้สื่อสารควรเลือกใช้ให้เหมาะสม
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น